Gesprek met je werknemer

6. Valkuilen voorkomen

Tijdens een gesprek kan er makkelijk iets misgaan. Goede communicatie helpt om misverstanden te vermijden en zorgt voor duidelijke afspraken. Hieronder staan zeven zaken die vaak voorkomen.

1. Alleen maar zelf aan het woord zijn

Als jij de hele tijd praat, voelen anderen zich misschien niet uitgenodigd om iets te zeggen. Daardoor mis je belangrijke ideeën of signalen.

Laat ook anderen aan het woord. Stel vragen en geef mensen de ruimte om te reageren. Zeker in een overleg over ontwikkeling of inzetbaarheid luister je ongeveer 80% van de tijd en praat je ongeveer 20% van de tijd.

Een handige methode om goed te luisteren is Luisteren, Samenvatten en Doorvragen:

• Je luistert naar wat de ander zegt

• Je vat samen wat je hoort en checkt of dit klopt

• Je vraagt door als iets niet duidelijk is

2. Geen duidelijk doel of plan

Zonder structuur kan een gesprek al snel onduidelijk worden. Het helpt om vooraf te bedenken waar je het over wil hebben. Bespreek aan het begin bijvoorbeeld:

• Wat willen we vandaag bespreken?

• Wat willen we bereiken?

3. Sommigen praten veel, anderen hoor je niet

In een groep heb je vaak mensen die graag praten en mensen die wat stiller zijn. Toch heeft iedereen iets waardevols te zeggen. Probeer daarom ook de stillere werknemers te betrekken bij het gesprek. Vraag bijvoorbeeld: "Wat vind jij hiervan?"

4. Te snel oordelen

We hebben vaak de neiging om snel een oordeel te vormen. Dat gebeurt meestal onbewust. Toch is het belangrijk om hiermee te wachten. Als je te snel oordeelt, stel je jezelf centraal en stop je vaak met echt luisteren. Laat de werknemer eerst volledig uitpraten voordat je reageert.

Door je oordeel uit te stellen:

• blijf je beter luisteren

• begrijp je beter wat de ander bedoelt

• ontstaan er vaak nieuwe inzichten

5. Lastige onderwerpen vermijden

Soms hangt er spanning in de lucht, maar zegt niemand er iets over. Dat merkt iedereen in de groep. Probeer zulke onderwerpen rustig en respectvol bespreekbaar te maken. Dit zorgt vaak voor meer duidelijkheid en vertrouwen. Door goed te luisteren en vragen te stellen, ontstaat vaak meer begrip tussen werknemers.

6. Geen vervolgafspraken maken

Een goed gesprek is waardevol, maar als er geen vervolg komt, verandert er weinig. Sluit het daarom altijd af met duidelijke afspraken. Zo zorg je dat het ook echt resultaat heeft.

Bespreek bijvoorbeeld:

• Wat spreken we af?

• Wie doet wat?

• Wanneer kijken we opnieuw hoe het gaat?

7. Alleen maar letten op de inhoud

Soms ben je zo bezig met wat er wordt gezegd, dat je niet merkt hoe mensen zich voelen. Let daarom ook op lichaamstaal en de sfeer in de groep. Voelt iedereen zich op zijn gemak? Dan verloopt het overleg vaak beter. Let bijvoorbeeld op: zithouding, gezichtsuitdrukking, gebaren, stemgebruik en waar men naar kijkt. Door bewust te zijn van deze signalen kun je een positieve sfeer creëren en weerstand verminderen.

Voorbeelden:

• Met je armen over elkaar zitten kan gesloten of afhoudend overkomen

• Wegkijken kan onzeker of ongeïnteresseerd lijken

Veelgestelde vragen over valkuilen in gesprekken

Waardoor kunnen gesprekken misgaan?

Veel praten, onvoldoende luisteren en te snel oordelen, kan onduidelijke communicatie en misverstanden veroorzaken.

Waarom is luisteren zo belangrijk voor leidinggevenden?

Goed luisteren helpt leidinggevenden om werknemers beter te begrijpen. Dit stimuleert vertrouwen, motivatie en beter functioneren.

Wat is het effect van non-verbale communicatie?

Non-verbale signalen, zoals houding en stemgebruik, hebben veel invloed. Ze kunnen het gesprek versterken of juist negatief beïnvloeden. Probeer dus tijdens een gesprek bewust te zijn van je eigen non-verbale communicatie.

Hoe kan ik mijn communicatie verbeteren?

Door bewust te communiceren, vragen te stellen en oordelen uit te stellen. De methode Luisteren, Samenvatten en Doorvragen helpt hierbij.