Uitstroom
1. Overdracht bij vertrek werknemer
Wanneer een van je werknemers vertrekt, blijft er werk liggen. Een goede overdracht is daarom belangrijk. Zo voorkom je dat werkzaamheden stil komen te liggen en dat kennis verloren gaat.
Overdracht van taken
Begin op tijd met het regelen van de overdracht. Bespreek met de vertrekkende werknemer welke taken hij of zij uitvoert en wat daarbij belangrijk is. Denk aan:
Lopende werkzaamheden en projecten
Afspraken met klanten en externe relaties
Gebruikte systemen, apparatuur en werkwijzen
Bepaal wie het werk overneemt. Zijn dit collega’s? Maak dan duidelijke afspraken. Is er een nieuwe werknemer nodig? Start dan op tijd met het werven van een nieuwe collega. Hierover lees je meer in het hoofdstuk Werving en selectie.
Hoe ziet de overdracht eruit? Als collega’s die het werk overnemen meelopen met de vertrekkende collega, kunnen ze goed ingewerkt aan de slag. Als meelopen geen optie is, dan is het mogelijk om een (toolbox)-meeting te organiseren. Hierbij geeft de vertrekkende werknemer aan collega’s mee waar ze op moeten letten als ze het werk overnemen. Leg belangrijke informatie ook schriftelijk vast, bijvoorbeeld in een overdrachtsdocument of checklist.
Overdracht van kennis en vaardigheden
Heeft de vertrekkende werknemer unieke kennis of vaardigheden, die verder niemand in het team heeft? Zorg dat je de kennis opvangt. Laat bijvoorbeeld de vertrekkende collega de andere collega’s trainen of neem iemand aan met dezelfde kennis en vaardigheden. Zie ook de hoofdstukken Strategische personeelsplanning en Opleiden, leren en ontwikkelen. Een goede overdracht zorgt voor rust, continuïteit en een soepel overgang voor alle werknemers
Veelgestelde vragen over overdracht bij vertrek
Waarom is kennisoverdracht belangrijk?
Een goede overdracht zorgt ervoor dat het werk doorgaat en dat kennis niet verloren gaat. Zo voorkom je fouten en onduidelijkheid in het team.
Wat zet ik in een overdrachtsdocument?
Hierin beschrijf je taken, lopende werkzaamheden, afspraken en belangrijke contacten. Zo kan een collega of nieuwe werknemer snel aan de slag.
Hoe zorg ik voor een soepele overdracht?
Begin op tijd, maak gebruik van een checklist en laat de werknemer zorgen voor een goede overdracht van werkzaamheden, door uitleg te geven aan opvolgers of collega’s in te werken.
Wat als een werknemer unieke kennis heeft?
Zorg dat deze kennis wordt gedeeld, bijvoorbeeld door uitleg, training of documentatie. Zo blijft de kennis binnen jouw organisatie behouden en verminder je open eindjes.
Wanneer start ik met het zoeken van een vervanger?
Het liefst zo snel mogelijk nadat duidelijk is dat iemand vertrekt. Zo voorkom je dat werk blijft liggen.