Strategische personeelsplanning in 3 stappen

Stap 2: Huidig personeelsbestand

De organisatie van vakmanschap en functies: jullie huidige personeelsbestand

Ieder bedrijf organiseert het werk op zijn eigen manier. Iedere werknemer heeft zijn/haar eigen kwaliteiten en talenten. Het ligt voor de hand dat je mensen dus vooral inzet voor de dingen waarvan je weet dat ze daar goed in zijn. Zelfs bij gelijke functies, kunnen werknemers soms dus verschillende taken uitvoeren. Daar is niets mis mee. Sterker nog, dat werkt vaak het beste. Toch is het verstandig om één of twee keer per jaar wat langer stil te staan bij hoe je het vakmanschap nu geregeld hebt in je organisatie. Kortom: Waar wil jullie bedrijf naar toe?’ en ‘hebben we daar de juiste mensen voor?’ Hierbij is het goed om na te denken over de kansen en knelpunten die daaruit voortkomen of kunnen gaan voortkomen. In het ideale geval waarborgen jullie de kennis van werknemers, zorgen jullie voor een beperkte uitstroom en bezetten jullie proactief sleutelposities, waardoor de slagkracht van jullie bedrijf behouden blijft.

Analyseer hoe jullie het werk nu organiseren, welke taken en functies onderscheiden jullie? Welke kwaliteiten zetten jullie in voor welke werkzaamheden? Denk op basis van die analyse na over de vraag of jullie bedrijf goed genoeg functioneert of dat er verdere aanpassingen nodig zijn. Input voor de analyse haal je uit gesprekken met werknemers (bijvoorbeeld een functioneringsgesprek of een POP-gesprek). De hoofdstukken Opleiden, leren en ontwikkelen en Gesprek met je werknemer helpen je hiervoor op weg.

• Analyseer jullie bedrijf op persoonsniveau. Geef aan welke functies werknemers hebben, hoeveel uur per week ze werken en wat de leeftijdsopbouw binnen jullie bedrijf is.

• Zet al het werk van de afgelopen week of maand op een rij. Geef aan welk kennis-, werk-, denk- en ervaringsniveau bij dat werk hoort en eventueel of er certificaten en diploma’s voor nodig zijn. Geef aan wie het werk uitgevoerd heeft en waar eventueel nu al gaten vallen (bv. door openstaande vacatures of in vaardigheden).

• Spiegel: Vergelijk de antwoorden op de bovenstaande twee punten. Wat is je analyse? Waar komen jullie kennis/ervaring tekort en waar is teveel van? Wat zijn op basis daarvan de belangrijkste aandachtspunten nu, maar ook voor de toekomst?