Uitstroom
2. Op een goede manier afscheid nemen
Als een werknemer vertrekt, is het belangrijk om hier goed bij stil te staan. Een netjes en respectvol afscheid zorgt voor een positief gevoel bij de vertrekkende werknemer én bij de collega’s die blijven. Hoe jij het afscheid regelt, zegt veel over jouw organisatie als werkgever.
Een goed afscheid van een collega die weggaat, helpt ook jouw imago. Werknemers die zich gezien en gewaardeerd voelen, praten positief over je organisatie. Dat helpt bij het aantrekken van nieuwe collega’s.
Als je een werknemer ontslaat, dan is het belangrijk extra zorgvuldig te zijn. Blijf tijdens het hele proces in gesprek met je werknemer en leg duidelijk uit waarom je tot dit besluit bent gekomen. Het document ‘slecht nieuws gesprek’ helpt je daarbij. Blijf ook in gesprek met de achterblijvende collega’s, een vertrek of ontslag raakt vaak het hele team. Door in gesprek te blijven voorkom je onrust en houd je het vertrouwen.
Wil je direct met goed afscheid nemen aan de slag? Download de Checklist werknemer uit dienst en Checklist uitdiensttreding algemeen en volg de onderstaande stappen.
De stappen die je zet om goed afscheid te nemen:
Communiceer het vertrek: Bespreek het met het team dat direct met de vertrekker samenwerkt en informeer vervolgens iedereen in de organisatie. Denk daarbij ook aan HR en ICT.
Geef collega’s de mogelijkheid om goed afscheid te nemen: Organiseer een borrel of een koffiemoment met taart en bedank de werknemer voor de inzet.
Zeg formeel op: De werknemer moet formeel de baan opzeggen en als werkgever moet je de opzegging schriftelijk bevestigen. Bij ontslag – als dat mogelijk is - doorloop je, afhankelijk van het soort ontslag, een aantal stappen, zie ook Wat zijn de juridische haken en ogen bij afscheid nemen?
Check de kennisoverdracht: Ga na of de vertrekkende werknemer de kennis goed heeft overgedragen. Zie ook Wat regel je in je bedrijf om het vertrek van een werknemer op te vangen?
Voer een exitgesprek met de vertrekkende werknemer: Een werknemer die vertrekt, heeft een duidelijk beeld van hoe het er binnen jouw organisatie aan toe gaat. Een exitgesprek helpt om die ervaringen op te halen. Zo krijg je zicht op wat goed gaat én wat beter kan. Je ontdekt stappen die je kunt zetten om toekomstig vertrek misschien te voorkomen. Meestal voert de leidinggevende het exitgesprek. Het gesprek is vertrouwelijk en bedoeld om te leren, niet om te oordelen. Leg vooraf uit wat het doel is en stel vragen over bijvoorbeeld: de reden van vertrek, sfeer op de werkvloer, de organisatie, arbeidsvoorwaarden en verbeterpunten. De documenten Voorbeeld Exitgesprek en Toelichting Exit gesprek kunnen je hierbij helpen. In het hoofdstuk Gesprek met je werknemer lees je tips over het voeren van gesprekken.
Inleveren van spullen en stopzetten van accounts: De werknemer levert de spullen in en zo nodig worden e-mailaccounts gedeactiveerd en worden wachtwoorden van systemen gewijzigd.
Financiële afrekening: Bij een vertrekkende werknemer hoort ook een financiële afrekening. Bereken hoeveel geld de werknemer nog tegoed heeft, bijvoorbeeld voor niet opgenomen vakantiedagen, adv uren en vakantiegeld. Bereken ook of de werknemer nog geld moet terugbetalen voor bijvoorbeeld een opleiding (op grond van een studiekostenovereenkomst) of te veel opgenomen vakantiedagen (als het mogelijk is om deze terug te vorderen van de werknemer). Maak een helder overzicht voor beide partijen.
De werknemer afmelden bij instanties: Geef de uitdiensttreding door aan het pensioenfonds, de arbodienst, bij de WIA-verzekering, de Belastingdienst en het UWV als de werknemer ziek uit dienst gaat.
Heb je een juridische vraag over uitstroom van werknemers?
Bel dan naar Techniek Nederland Advies 088 543 27 77 of mail naar advies@technieknederland.nl.
Download de toolbox Uitdiensttreding met de volgende documenten
In een oogopslag alle downloadbare voorbeelddocumenten bekijken? Ga dan naar de website van Techniek Nederland. Een deel van de documenten is exclusief voor leden van Techniek Nederland. |
Veelgestelde vragen over afscheid nemen
Hoe neem je op een mooie manier afscheid van een collega of medewerker?
Een mooie manier is door samen stil te staan bij het vertrek door middel van een gezamenlijke lunch, borrel of een etentje. Zeg dank je wel, wens succes met de nieuwe uitdaging en geef ruimte voor een persoonlijk moment met collega’s.
Wat zijn passende woorden bij het afscheid?
Een kort bedankje voor je vertrekkende collega of werknemer is vaak genoeg. Denk aan: “Bedankt voor je harde werk en succes met je nieuwe baan.” Dit wordt vaak gewaardeerd. Overweeg om een persoonlijk afscheidscadeau te geven aan de vertrekkende werknemer.
Is een afscheid belangrijk voor collega’s die blijven?
Ja, een goed geregeld afscheid collega laat zien dat inzet wordt gewaardeerd. Dat zorgt voor een positief gevoel binnen het team. Controleer ook of taken, kennis en contacten goed zijn overgedragen. Zo kan het werk zonder problemen doorgaan.
Wat doe je als iemand met pensioen gaat?
Bij een werknemer of collega die met pensioen gaat, past een extra moment van aandacht. Sta stil bij de samenwerking, wat iemand betekent heeft voor de organisatie, geef waardering voor zijn of haar bijdrage en wens iemand veel plezier met het welverdiende pensioen. Overweeg om een persoonlijk afscheidscadeau te geven aan de vertrekkende werknemer.