Preventie, arbo en verzuim
2. Zieke/arbeidsongeschikte werknemer
Hoe ga ik om met een zieke/arbeidsongeschikte medewerker (verzuim)?
Ook als je zorgt voor een veilige en gezonde werkomgeving, kan een medewerker ziek worden. In de wet en in de cao zijn hier afspraken over gemaakt over wat van jou als werkgever wordt verwacht. Zorg dat medewerkers in jouw organisatie ook weten wat de afspraken bij (ziekte)verzuim zijn. Hiervoor kun je het Voorbeeld (ziekte)verzuimregeling gebruiken uit de toolbox Preventie, arbo en verzuim.
In de praktijk maken we vaak onderscheid tussen kort verzuim en lang verzuim. Als een medewerker korter dan 6 weken ziek is, noemen we dat kort verzuim. Is een medewerker langer dan 6 weken ziek, dan noemen we dat lang verzuim.
Het is bij kort en lang verzuim belangrijk om aandacht te hebben voor de medewerker. Als een medewerker zich ziek heeft gemeld, bel dan na een paar dagen. Vraag hoe het gaat en of je kunt helpen. Vraag ook wanneer de medewerker denkt weer te kunnen werken en bespreek of er werk is dat de medewerker al wel kan doen.
Voor jouw eigen overzicht is het handig om ziekmeldingen goed vast te leggen. Dit kan met het Verzuimregistratieformulier bij verzuimmelding uit eerder genoemde toolbox.
Als je merkt dat een medewerker zich vaak ziekmeldt, is het goed om hier een frequent verzuimgesprek (een gesprek met medewerkers die zich vaak ziek melden) over aan te gaan. Er kan een reden achter zitten. Daar kun je de medewerker mee helpen. Ook kan het zijn dat de medewerker niet doorheeft dat die zo vaak ziek is. Bij het voeren en voorbereiden voor het frequent verzuimgesprek kan je een formulier uit de toolbox gebruiken.
Wil je beter begrijpen waarom medewerkers zich ziek melden en waar het verzuim vandaan komt? Vul dan de verzuimscan in.
Verplichtingen tijdens de eerste twee jaar ziekte bij lang verzuim
In de eerste twee jaar van ziekte heb jij als werkgever (of leidinggevende) een aantal verplichtingen. In de Wet verbetering Poortwachter staan afspraken over wat jij en je medewerker moeten doen om terugkeer naar werk mogelijk te maken. Dit noemen we re-integratie: stap voor stap weer aan het werk gaan na ziekte. Gelukkig hoef je dat niet alleen te regelen. Je arbodienst of bedrijfsarts ondersteunt je hierbij.
Hieronder vind je de belangrijkste stappen op hoofdlijnen. Wil je weten welke formulieren je nodig hebt of meer informatie, bekijk dan de volgende linkjes. Op de website van Techniek Nederland vind je een uitgebreid stappenplan bij ziekte. In het stappenplan van het UWV (Wet Poortwachter) staan enkele formulieren die je gebruikt. Ook heeft het UWV een stappenplan waarin staat wat jij als werkgever moet doen als een medewerker ziek is of gaat re-integreren. Om te zorgen dat je goed op de hoogte bent van de re-integratie van de medewerker is het handig als de medewerker af en toe opschrijft hoe het staat met de re-integratie.
Probleemanalyse (na 6 weken): Is je medewerker langer ziek? Dan stelt de bedrijfsarts of de arbodienst een probleemanalyse op. De bedrijfsarts maakt een overzicht van wat de medewerker nog wel kan, waar beperkingen zijn en welke mogelijkheden er zijn om terug te keren naar het werk. Dit heet een probleemanalyse. De analyse vormt de basis voor de vervolgstappen.
Plan van aanpak (na 8 weken): Jij en je zieke/arbeidsongeschikte medewerker maken samen een plan van aanpak. Hierin beschrijf je hoe de zieke/arbeidsongeschikte medewerker zo snel en verantwoord mogelijk weer aan het werk kan. Dit plan van aanpak wordt elke 6 weken geëvalueerd. De informatie die de arbodienst (bedrijfsarts) geeft in de terugkoppelingen van de spreekuren kun je hiervoor gebruiken. Belangrijk is dat het plan van aanpak ondertekend moet zijn door de werkgever en medewerker.
42e week melding (na 42 weken): Is de medewerker met 42 weken nog niet volledig aan het werk? Dan moet je dit als werkgever melden bij het UWV. De melding betekent niet dat het proces verandert, vooral dat het UWV weet dat er vanaf dat moment sprake is van langduriger verzuim. Let op: Als eigenrisicodrager (WGA-ERD) ben je verplicht de 42e-weeksmelding te doen. De melding moet uiterlijk op de eerste werkdag na de 42e week ziekte. Goed om te weten: Langdurig verzuim kan grote financiële gevolgen hebben voor een bedrijf. Ben je eigenrisicodrager voor de WGA? Dan kunnen de kosten van arbeidsongeschiktheid ook na de eerste twee ziektejaren doorlopen. Informeer bij je verzekeraar, arbodienst of adviseur welke gevolgen dit voor jouw situatie heeft. Wil je weten of je eigenrisicodrager bent voor de WGA? Gebruik hiervoor de keuzehulp eigen WGA-risico dragen.
Eerstejaarsevaluatie (na 52 weken): Na één jaar ziekte kijk je samen terug op de afgelopen periode. Wat heeft gewerkt? Welke stappen zijn gezet? En wat is nodig in het tweede ziektejaar? Samen bespreek je of het plan van aanpak nog steeds past, hoe de re-integratie verder vorm krijgt en welke afspraken daarbij horen.
Eindevaluatie en re-integratieverslag (na 91 weken): Duurt de ziekte langer dan anderhalf jaar? Dan bereid je samen met je medewerker de laatste stappen van het re-integratietraject voor. Rond week 91 worden alle documenten verzameld die nodig zijn voor een eventuele WIA-aanvraag. Denk hierbij aan de probleemanalyse, het plan van aanpak, de evaluaties en terugkoppelingen van de bedrijfsarts.
Je weet nu alles over het reguliere stappenplan, hieronder nemen we je mee in een aantal specifieke casussen, wil je meer weten over jouw specifieke situatie, vraag dan advies bij de arbodienst of de bedrijfsarts:
Wanneer terugkeer naar het werk niet kan (spoor 1 en spoor 2)?
Als een medewerker bijna een jaar ziek is, voert de arbodienst een arbeidsdeskundig onderzoek uit. Een arbeidsdeskundige onderzoekt of de medewerker het eigen werk of aangepast werk binnen het bedrijf weer kan doen. Dit heet spoor 1. Afhankelijk van het abonnement dat je bij de arbodienst hebt, moet je dit zelf in gang zetten.
Lukt dat niet? Dan start vaak spoor 2. Daarbij wordt gezocht naar passend werk bij een andere werkgever, samen met een re-integratiebureau.
Als de medewerker het niet eens is met de bedrijfsarts
Het kan zijn dat een medewerker het niet eens is met de bevindingen van de bedrijfsarts. In dat geval mag de medewerker een second opinion inzetten. Hierbij vraagt de medewerker om het oordeel van een andere arts. Daar heeft de medewerker recht op. Je leest hier meer over de second opinion.
Als jij en de medewerker het niet eens zijn over de re-integratie
Kom je samen niet uit de re-integratie? Dan kun je een deskundigenoordeel aanvragen bij het UWV. Een deskundige beoordeelt welke stappen passend zijn.
WIA-uitkering aanvraag
De medewerker vraagt uiterlijk in week 93 van de ziekte de WIA-uitkering aan. Bespreek met je medewerker of die hulp nodig heeft bij het indienen van de WIA-aanvraag.
De leidinggevende, de bedrijfsarts en de arbodienst hebben allemaal een eigen rol bij de begeleiding van de zieke medewerker:
Casemanager (degene die het verzuim begeleidt, vaak de leidinggevende)
De casemanager is degene die de medewerker begeleidt tijdens de ziekte. Vaak is de leidinggevende de casemanager. Als casemanager heb jij het eerste en meeste contact met de zieke medewerker. Het is belangrijk om contact te blijven houden met deze medewerker. De zieke medewerker wil zich graag gezien en begrepen voelen door de leidinggevende en de collega’s. Goed contact maakt re-integratie uiteindelijk gemakkelijker en vergroot de betrokkenheid van de medewerker. Hoe doe je dit?
Houd regelmatig contact. Bel de medewerker bijvoorbeeld elke twee weken.
Bespreek wat iemand nog wel kan, niet alleen wat niet meer kan.
Leg belangrijke afspraken vast.
Spoor ook collega’s aan om contact te houden, als de ziekte dit toelaat.
Houd de zieke medewerker op de hoogte van veranderingen binnen het bedrijf en binnen het team.
Licht de medewerker in over projecten, nodig de medewerker uit voor de informele overleggen of voor bedrijfsuitjes als de situatie dit toelaat natuurlijk.
Let op! Vraag een medewerker niet naar medische gegevens en oordeel niet zelf over de ernst van een ziekte of hoelang het verzuim zal duren. Dat is de rol van de bedrijfsarts. Zorg daarom dat je een arbodienst of bedrijfsarts inschakelt bij verzuim vanaf zes weken.
De bedrijfsarts
Elke werkgever is wettelijk verplicht om een bedrijfsarts in te schakelen als een medewerker langdurig ziek is. Dit doe je als werkgever uiterlijk als de medewerker zes weken ziek is. De bedrijfsarts is een arts die gespecialiseerd is in werk en gezondheid. De bedrijfsarts informeert jou over drie onderwerpen:
De mogelijkheden en beperkingen van de medewerker op het werk.
De verwachte duur van de ziekte of het verzuim.
Adviezen over aanpassingen, hulpmiddelen of andere acties die jij kunt doen om de medewerker weer aan het werk te helpen.
Arbodienst
Als werkgever moet je je bij ziekteverzuim laten helpen door deskundigen (arbodienst of bedrijfsarts). Dit kan op twee manieren:
Veel werkgevers kiezen voor een arbodienst. De arbodienst helpt jou en je medewerker tijdens het verzuim. Als organisatie sluit je een basiscontract af met een arbodienst. Hierin staan afspraken over de ondersteuning tijdens verzuim. Je kunt de arbodienst natuurlijk ook vragen om je bij meer dan alleen die basistaken rond verzuim te helpen. Techniek Nederland heeft afspraken met arbodienst ArboNed. Leden van Techniek Nederland ontvangen 7% korting op de diensten. Kies een arbodienst die past bij jouw organisatie en de ondersteuning die je nodig hebt. Vergelijk aanbieders op kwaliteit, service en kosten.
Je kunt bovenop het basiscontract ook kiezen voor een maatwerkregeling. Daarbij sluit je zelf contracten af met de deskundigen die je nodig hebt, zoals een bedrijfsarts. Hiervoor zijn een aantal voorwaarden, lees hierover meer.
Verzuimverzekeringen voor de installatiebranche
Als een medewerker ziek is, betaal je als werkgever het loon door. Met een verzuimverzekering verzeker je je tegen deze kosten en krijg je vaak hulp bij verzuim en re-integratie.
Techniek Nederland Verzekeringen heeft voor werkgevers twee verschillende verzuimverzekeringen. Deze verzekeringen passen bij de technische Installatie branche.
Denk ook aan de collega’s van de zieke medewerker
Als een van de medewerkers ziek is, heeft dat ook gevolgen voor de rest van het team. Collega’s moeten soms werkzaamheden overnemen of planningen aanpassen. Dat kan extra druk geven. Besteed daarom ook aandacht aan de collega’s. Blijf met hen in gesprek over de werkverdeling en zorg dat de extra taken niet te groot worden. Zo voorkom je dat anderen overbelast raken.
Het is goed om collega’s te informeren over de gevolgen voor het werk en, als dat bekend is, een verwachting te geven van de duur van de afwezigheid. Houd daarbij altijd rekening met de privacy van de zieke medewerker. Je mag geen medische informatie of details over de oorzaak van het verzuim delen.
Hoe kun je ondersteunen bij problemen in de persoonlijke situatie van medewerkers?
Soms hebben medewerkers te maken met privéproblemen die invloed hebben op hun werk. Denk bijvoorbeeld aan mantelzorg, geldzorgen, relatieproblemen, of gezondheidsproblemen. Hierdoor kunnen zij sneller moe zijn of meer stress hebben. De kans dat zij zich ziekmelden neemt toe.
Het is belangrijk dat je met je medewerker in gesprek gaat. Vraag wat er speelt en kijk samen welke ondersteuning mogelijk is. Zo kun je eerder helpen en voorkomen dat problemen groter worden. In de Hulpgids voor persoonlijk advies van Wij Techniek lees je hoe je signalen van persoonlijke problemen kunt herkennen. Ook vind je er organisaties en hulpmiddelen die medewerkers kunnen helpen.